Productivity Tool


credit : image from pixabay.com
“คนที่ชอบการประชุม ไม่สมควรจะทำงานอะไร” — Thomas Sowell   เชื่อว่าหลายๆ คนคงเข้าใจประโยคข้างบนนี้ ถ้าเรามีประสบการณ์คล้ายๆ กัน การนั่งในการประชุมเป็นร้อยเป็นพันครั้งในชีวิตการทำงาน เสียเวลาไปนับไม่ถ้วนแบบไม่ค่อยเกิดประโยชน์เท่าที่ควร แต่การประชุมนั้นก็อาจจะเป็นเรื่องราวดีๆ เป็นพื้นที่ให้แลกเปลี่ยนไอเดีย เป็นโอกาสให้สื่อสารแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว และได้ผลตอบรับทันที   แล้วทีนี้เราจะทำอย่างไรให้มั่นใจว่าการประชุมนั้น เป็นการประชุมที่ดีได้ล่ะ? นี่เป็น 9 ขั้นตอนง่ายๆ ที่เอามาแบ่งปันกัน   ส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้า ถึงแม้คุณจะอยากให้ทุกคนในออฟฟิศได้ฟังการอัพเดตล่าสุดของโปรเจ็คของคุณก็ตาม จริงๆ แล้วไม่จำเป็นหรอก หรือถึงแม้จะจำเป็น ก็ไม่จำเป็นต้องมาจากการประชุม แค่อีเมลล์ไปสั้นๆ ก็ได้ผลเหมือนกัน การส่งหัวข้อการประชุมล่วงหน้าทำให้การประชุมนั้นมีเป้าหมายและทิศทางที่ชัดเจน ทำให้คนที่เข้าร่วมได้เตรียมตัวล่วงหน้าว่าจะช่วยการพัฒนาหรือมีส่วนร่วมอย่างไรได้บ้าง หรือแม้กระทั่งว่าจะเข้าร่วมในส่วนใด ถ้าคุณกังวลว่าผู้เข้าร่วมบางคนที่คุณอยากให้เข้าร่วมจะไม่มา ก็แค่ขอไปอย่างสุภาพให้เขามาเข้าร่วม ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเขารู้ว่าคุณต้องการให้เขามีส่วนร่วมจริงๆ อาจจะเป็นการกระตุ้นให้เขาแสดงความคิดเห็นมากขึ้นในหัวข้อสำคัญๆ ก็ได้   ลำดับความสำคัญ ลำดับความสำคัญอาจจะเปลี่ยนไปหลังจากที่คุณได้ส่งหัวข้อการประชุมไปแล้ว และขณะที่การประชุมเกิดขึ้นจริงๆ อย่ากลัวที่จะรู้ว่าความสำคัญจริงๆ คืออะไร เปลี่ยนแปลงลำดับนั้น หรืออาจจะลบบางหัวข้อออกไป เพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งที่สำคัญจะถูกพูดถึงในที่ประชุมจริงๆ   […]

9 ขั้นตอนง่ายๆ ยกเครื่องเรื่องการประชุม


credit : Image courtesy of [“Good-Business-Intelligence” by samarttiw] at FreeDigitalPhotos.net
มันเป็นธรรมชาติของโปรเฟสชันนัลที่จะรู้สึกว่าเวลาในแต่ละวันนั้นน้อยไปที่จะทำอะไรๆ ให้เสร็จ โดยเฉพาะผู้ประกอบการที่กำลังก่อตั้งธุรกิจด้วยตัวคนเดียว การถูกบังคับให้ต้องทำหลายๆ อย่างให้เสร็จในแต่ละวันเพื่อทำธุรกิจนั้นมันไม่ยากเลยที่จะทำให้คนๆ นั้นไปถึงจุดที่พังสุดๆ แต่ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีมากมาย ผู้ประกอบการและที่ปรึกษาสามารถให้เครื่องมือทำงานแทนได้ บางอย่างก็ลดความจำเป็นในการจ้างพนักงานเพิ่มได้ แต่เครื่องมือเหล่านี้ก็มากมายจนไม่รู้จะเลือกใช้อะไร วันนี้เราเลยมาแนะนำ 10 เครื่องมือสุดเจ๋งที่จะทำให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น   Scraps. Scraps เป็นแอพพลิเคชันเฉพาะใน iOS ทีช่วยให้คุณบันทึกไอเดียที่ผุดขึ้นมาในแต่ละวันได้ แล้วค่อยเอามาใช้งานทีหลัง คุณสามารถตั้งไอเดียที่ชอบได้ เก็บไว้ใช้ที่หลังได้ หรือกระทั่งจัดรวมกันเป็นกลุ่มเพื่อการรวมไอเดียได้ไม่ยาก   MakeMe. ถ้าคุณมีปัญหาในการผัดวันประกันพรุ่ง MakeMe จะเป็นทางออกให้กับคุณ ใส่เป้าหมายของคุณลงไปและติดตามความคืบหน้าในการทำให้สำเร็จ คุณจะทำงานร่วมกับทีมจากทั่วโลกในการสนับสนุนกันและกัน รวมไปถึงการฉลองความสำเร็จด้วยกัน   PayAnywhere. แอพพลิเคชันนี้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถรับชำระเงินด้วย Visa,  MasterCard, American Express, Discover และ PayPal โดยใช้แท็ปเล็ต หรือ สมาร์ทโฟน นี่เป็นแอพพลิเคชันในฝันของผู้ประกอบการที่เริ่มธุรกิจคนเดียวและที่ปรึกษาที่ต้องพบเจอลูกค้าอย่างต่อเนื่อง เพราะทำให้การจ่ายเงินเป็นเรื่องที่ง่าย สะดวกสบาย และไม่แพง   Producteev. […]

10 เครื่องมือที่จะทำให้คุณทำงานได้มากขึ้นในแต่ละวัน


Credit : image from pixabay.com
การสื่อสารในศตวรรษแห่งอินเทอร์เน็ตมักหมายถึงการใช้อีเมล แต่ถึงแม้อีเมลจะทรงพลังและมีประโยชน์มากมายก็ตาม แต่มันอาจทำให้มนุษย์ที่มีความสุขและมองโลกในแง่ดีมีอาการขนพองสยองเกล้าได้เหมือนกัน ต่อไปนี้เป็นหลักการที่เราใช้เพื่อลดลางสังหรณ์แบบนั้น   1. รีบตอบให้เร็ว มีคนอยู่ 2 แบบคือ แบบที่เราเชื่อใจได้ว่าจะตอบอีเมลโดยไม่ชักช้า กับอีกแบบหนึ่งทำอย่างนั้นไม่ได้ พยายามเป็นแบบแรกให้ได้ คนเก่งที่มีงานยุ่งมากๆ ที่เรารู้จักส่วนใหญ่เป็นคนตอบอีเมลเร็วมาก ไม่เฉพาะกับเราหรือใครบางคนเท่านั้น แต่ตอบเร็วสำหรับทุกคน การตอบอีเมลเร็วช่วยสร้างกลุ่มสื่อสารโต้ตอบเชิงบวก ทำให้ลูกน้องและเพื่อนร่วมงานอยากให้คุณมาร่วมวงสนทนาและตัดสินใจเรื่องสำคัญๆ การตอบอีเมลจากทุกคนอย่างรวดเร็วยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมขององค์กรที่มีโครงสร้างแบบราบและให้ความสำคัญแก่หลักธรรมาธิปไตยที่คุณพยายามปลูกฝังอีกด้วย คุณอาจตอบสั้นๆ ว่า “รับทราบ” อย่างที่เราชอบใช้ก็ได้ และเมื่อคุณมีความมั่นใจในการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ก็เท่ากับเป็นการบอกใครๆอย่างชัดเจนว่า ถ้าไม่มีคำตอบมาหมายความว่าอะไร ในกรณีของเรามักแปลว่า “รับทราบและเดินหน้าได้” ซึ่งดีกว่าการไม่ได้รับคำตอบจากคนอื่นๆ ซึ่งกรณีนั้นมักหมายความว่า “งานเยอะท่วมหัว ยังไม่รู้เลยว่าเมื่อไหร่ถึงจะได้อ่านโน้ตคุณ ถ้าอยากได้คำตอบละก็ รออีกหน่อยก็แล้วกัน แล้วอีกอย่างคือ ผมไม่ชอบขี้หน้าคุณ”   2. เวลาเขียนอีเมล ทุกคำมีความสำคัญ พูดเยิ่นเย้อไม่มีประโยชน์ ควรเขียนอีเมลให้สั้นกระชับ ถ้าต้องพูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ก็อธิบายอย่างชัดเจน การเขียนอีเมลให้ได้ดีต้องใช้เวลามากกว่าปกติ ไม่ใช่น้อยกว่าปกติ เพราะต้องร่างแล้วอ่านทบทวนและตัดคำที่ไม่จำเป็นออกไป เอลมอร์ เลเนิร์ด […]

9 เคล็ด(ไม่)ลับใช้อีเมลให้เป็น สไตล์Google